July 01, 2011

ELEKTRONISCHE ENTGELTBESCHEINIGUNG WIRD AB JULI PFLICHT

Ist bis zum 30. Juni 2011 die Übermittlung der Entgeltbescheinigung (Verdienstbescheinigung) für die Berechnung von Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Verletztengeld oder anderer vergleichbarer Sozialleistungen als Übergangslösung noch in Papierform möglich, wird diese ab dem 1. Juli 2011 von den Arbeitgebern ausschließlich auf dem elektronischen Weg an die Krankenkassen gesendet. Analog dem elektronischen Beitragsnachweis- und Meldeverfahren gilt diese Regelung für alle Krankenkassen gleichermaßen. Ein Antrag hierfür ist nicht erforderlich.
Die Datenannahmestellen der Krankenkassen fungieren als Annahme- und Weiterleitungsstellen für alle per Datenaustausch übertragenen Entgeltbescheinigungen: Datensätze für die Renten- und Unfallversicherungsträger sowie die Bundesagentur für Arbeit können vom Arbeitgeber in einer Datei mit dem Datensatz für die Krankenkasse versendet werden. Die Datenübermittlung erfolgt an die Datenannahmestelle der für den Arbeitnehmer zuständigen Krankenkasse. Für privat krankenversicherte Arbeitnehmer wählt der Arbeitgeber eine Datenannahmestelle einer gesetzlichen Krankenkasse aus, an die er die Daten sendet.

 

Sichere Datenübermittlung


Die maschinelle Übermittlung der Entgeltbescheinigung darf nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen erfolgen. Damit ist sichergestellt, dass die Angaben zum Arbeitnehmer und die Höhe der Entgelte aus maschinell geführten Lohn- und Gehaltsunterlagen hervorgehen. Darüber hinaus ist die Übermittlung auch mit systemgeprüften Ausfüllhilfen, zum Beispiel „sv.net“, möglich.

Tipp: Mit der Version sv.net/classic können Sie die Entgeltbescheinigungen problemlos und schnell maschinell übermitteln. „sv.net/classic“ können Sie kostenlos unter www.svnet.info herunterladen.
Identifizierungsmerkmale für die maschinelle Zuordnung der Entgeltbescheinigung sind neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers die Betriebsnummer des Arbeitgebers und die Versicherungsnummer des Beschäftigten. Als gültige Versicherungsnummer wird die Rentenversicherungsnummer des Beschäftigten aus dem Sozialversicherungsausweis angegeben.

 

Datenaustausch per Datenautobahn


Folgende Daten und Anforderungen kann Ihre AOK von Ihnen als Arbeitgeber maschinell empfangen:
  • Entgeltbescheinigung (Verdienstbescheinigung) zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen
  • Anforderung von Vorerkrankungszeiten
  • Höhe der Entgeltersatzleistungen
  • Mitteilung zur Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen
Der maschinelle Datensatz wird vom Arbeitgeber fünf Arbeitstage vor dem 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit übermittelt. Handelt es sich um einen Datensatz, der an die Träger der Unfallversicherung geht, so erhält der Arbeitgeber vom Unfallversicherungsträger – spätestens bis zum sechsten Arbeitstag vor dem 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit – ein Hinweisschreiben mit den für die Erstellung der Entgeltbescheinigung notwendigen Angaben.
Die AOK übermittelt im Gegenzug maschinell folgende Daten an die Arbeitgeber:
  • Höhe der Entgeltersatzleistungen
  • anrechenbare Vorerkrankungen
Die AOKs befinden sich derzeit in einer sukzessiven EDV-Systemumstellung. Eine maschinelle Rückmeldung wird erfolgen, sobald diese Umstellung abgeschlossen ist. Selbstverständlich erhalten Sie bis dahin die gewünschten Informationen in bewährter Form.

Nähere Details zur Datenübermittlung der Entgeltbescheinigungen sind in den „Gemeinsamen Grundsätzen für die Erstattung der Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen (§ 23c Abs. 2 SGB IV)“ vom 12. Mai 2010 enthalten.

Quelle: AOK PRAXIS AKTUELL DIREKT 6/2011

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