October 28, 2011

ENTGELTFORTZAHLUNGS- VERSICHERUNG:

FÄLLIGKEIT DES ERSTATTUNGSANSPRUCHS

Zu den Voraussetzungen der Fälligkeit eines Erstattungsanspruchs nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz hat der Spitzenverband Bund der Krankenkassen (GKV-Spitzenverband) jetzt eine für alle Beteiligten verbindliche Klarstellung vorgenommen.

Entgeltfortzahlungsversicherung

Die Entgeltfortzahlungsversicherung erstattet an Arbeitgeber, die regelmäßig nicht mehr als 30 anrechenbare Arbeitnehmer beschäftigen, einen Teil der im Krankheitsfall anfallenden Entgeltfortzahlung. Die AOK bietet für ihre Arbeitgeber gestaffelte Umlage- und Erstattungssätze an; jeder Arbeitgeber kann den für sein Unternehmen passenden Satz wählen. Diese Umlage U1 sichert in vielen Fällen den Fortbestand des Unternehmens, denn neben der zu leistenden Entgeltfortzahlung fehlt ja auch noch die Arbeitsleistung des erkrankten Mitarbeiters.
Die Umlage U2 sichert alle Unternehmen – unabhängig von der Beschäftigtenzahl – gegen die finanziellen Risiken bei Schwanger- und Mutterschaft ab. Erstattet werden das bei einem Beschäftigungsverbot fortzuzahlende Entgelt und der während der Schutzfristen zu zahlende Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld. Die Aufwendungen bei Schwanger- und Mutterschaft werden in voller Höhe an den Arbeitgeber erstattet.

Maschinelle Datenübertragung

Die Übermittlung der Erstattungsanträge erfolgt seit Januar 2011 ausschließlich durch maschinelle Datenübertragung. Dazu nutzt der Arbeitgeber entweder sein systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine maschinelle Ausfüllhilfe. Ihre AOK stellt dafür das kostenlose Produkt sv.net zur Verfügung.
Die Anträge werden vom Arbeitgeber an die Datenannahmestelle der Krankenkasse übermittelt, bei der der Arbeitnehmer krankenversichert ist. Sofern der Arbeitnehmer nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist, wird der Antrag per Datensatz an die Krankenkasse geschickt, an die die Beiträge zur Renten- und/oder Arbeitslosenversicherung abgeführt werden. Für geringfügig Beschäftigte ist der Erstattungsantrag der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zu übermitteln.

Fälligkeit des Erstattungsbetrags

Vor der Übermittlung des Erstattungsantrags muss der Arbeitgeber prüfen, ob der Anspruch schon fällig und somit eine Erstattung zum Zeitpunkt der Datenübermittlung bereits möglich ist. Im Verfahren nicht vorgesehen ist eine Vorabantragstellung. Diese Fälligkeit des Erstattungsanspruchs hat erst durch das maschinelle Übermittlungsverfahren an Bedeutung gewonnen.
Der Erstattungsanspruch kann realisiert werden – ist also fällig – wenn die folgenden drei Voraussetzungen erfüllt sind:
  1. Der Arbeitgeber hat die Auszahlung des Betrags bereits vorgenommen.
  2. Die Entgeltabrechnung für diesen Betrag ist erfolgt.
  3. Die Arbeitsunfähigkeit bzw. das Beschäftigungsverbot ist für den Erstattungszeitraum ärztlich bescheinigt.
Die Ziffern 1 und 2 hängen regelmäßig eng zusammen. Nach erfolgter betriebsinterner Entgeltabrechnung wird die Auszahlung der Löhne und Gehälter – und damit auch der Entgeltfortzahlung bzw. des weiterzugewährenden Entgelts bei Beschäftigungsverboten – erfolgen. Die vorgenommene Verknüpfung dieser beiden Voraussetzungen bedeutet auch, dass aufgrund der Zahlung eines Vorschusses noch kein Erstattungsantrag eingereicht werden kann.
Für die Geltendmachung des Erstattungsanspruchs muss zudem die Arbeitsunfähigkeit ärztlich bescheinigt sein (wenn die Erkrankung mehr als drei Tage umfasst). Gleiches gilt auch, wenn ein individuelles Beschäftigungsverbot durch einen Arzt festgestellt wird. Eine solche Bescheinigung ist im Übrigen nicht für die allgemeinen Beschäftigungsverbote erforderlich.
Sind die drei genannten Voraussetzungen kumulativ erfüllt, kann ein Erstattungsantrag auch einen Zeitraum beinhalten, der in der Zukunft liegt. Regelmäßig wird es sich dabei aber um Ausnahmen und auch nur um wenige Tage handeln.

Erstattung oder Verrechnung

Neben der Erstattung auf das Bankkonto des Arbeitgebers kann auch eine Verrechnung mit den Beiträgen aus dem Beitragsnachweis erfolgen. Auch für eine solche Verrechnung muss der Erstattungsanspruch fällig im oben beschriebenen Sinne sein.

Quelle: PRAXIS AKTUELL DIREKT 10/2011

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